一、年会前期创意策划
1、确定企业年会人员构成，参会人数
2、确定年会的性质，是纯粹的企业内部年会，还是客户年会。
3、根据参会人数和性质寻找适合的场地，如是客户年会和促销年会在年会场地上选择上要交通便利，规模档次要适合客户的身份。
4、年终会议场地都比较紧俏，要提前预定。
5、以上信息确定后，选择郑州鹏辉会务公司勘察场地，根据现场情况提出会场布置及流程方案。并根据实际需求列出所需物料清单和报价。
二、中期落实阶段
1、公司层面成立年会小组，并由年会小组自上而下成立年会筹备委员会，落实到各部门或分公司由专人负责。
2、召集各分公司或部门负责人动员大会，提高各分公司对公司年会的重视程度，要求全力配合筹备小组的工作，并分配工作任务。
3、由筹备小组编写年会通知书，以邮件形式发给公司所有员工，内容包括年会时间、地点、各项要求、各部门节目报送要求等。
4、筹备小组还要完成以下几项工作内容：
A、年会活动流程细化
B、年会场地落实，餐饮菜单确认等
C、确定合适的主持人，编写活动串词
D、公司年度优秀个人、团队评选
E、场地布置物料细化、落实
F、完成各分公司、各部门上报节目审核、并对需要服装道具的节目给予费用报销支持。
G、公司颁奖典礼策划。根据所设奖项进行奖杯制作，奖品购置以及颁奖环节流程安排。
现场执行有几个重要的环节：
1.场地布置：由活动公司和场地出租方共同完成，活动公司负责音视频设备安装、会场布置，场地出租方完成座椅摆放。
2.活动彩排：活动开始前完成彩排工作。包括主持人串词、节目彩排，收集所有节目的伴奏音乐、背景音乐，活动公司配合完成。
3.物料准备：年会所有物料全面检查，不能有遗漏。
4.签到环节：专门的签到区域，控制好人流、并引领到会场
5.入场环节：入场后每个员工要能找到自己的座位，在座位或者圆桌上做上人名标识
6.活动现场：由专人进行现场管控，并分成几个小组：视频组、音频组、灯光组、催场人员、道具组、餐饮组。每个组由现场负责人统一调配指挥。
通过以上介绍，对年会的策划与执行流程环节已经有了充分的认知和了解，在此框架基础上再去策划一场年会就变得容易多了，如公司是个各地区的人员到一起开年会还得在接待环节、住宿环节提前安排详细的流程，也可让活动策划公司协助执行。
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